4 conseils pour la mise en place de messages d'accueil téléphonique multilingue

Face à la demande croissante de services multilingues, il est essentiel pour les entreprises d'adapter leurs messages d'accueil téléphonique à un public international. Pour ce faire, il est crucial de se faire accompagner par des experts. Découvrez nos 4 conseils clés pour mettre en place efficacement des messages d'accueil téléphonique multilingue.

Messages d'accueil téléphonique

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Les avantages d’un accueil téléphonique multilingue

Mettre en place un message d'accueil téléphonique multilingue témoigne de votre engagement envers l'expérience de vos clients. Un accueil téléphonique bien pensé et aux couleurs de votre entreprise permet d’orienter les prospects et clients vers les bons interlocuteurs, de réduire le temps d’attente et d’augmenter l’efficacité de votre service client.
Un message téléphonique multilingue ajoute une dimension internationale et inclusive à votre entreprise. Il permet d’attirer une clientèle plus diversifiée et montre que vous pouvez répondre aux besoins d’un marché de plus en plus international. Les clients non francophones seront plus enclins à contacter votre entreprise s'ils savent qu'ils seront accueillis dans leur langue. En réduisant l'attente et en offrant des messages en français, en anglais, et d'autres langues, vous améliorez l'expérience des appels et montrez à vos prospects et clients que vous valorisez chaque appel.

Comment créer un message d’accueil téléphonique aux couleurs de votre entreprise?

Avec une augmentation de 37 % des demandes de messages multilingues chez ID2SON entre 2022 et 2023, en particulier dans les secteurs du CHR - notamment dans l'hôtellerie - et de l'industrie/export, il est crucial pour une entreprise multinationale de proposer des messages d'accueil téléphonique multilingues afin de garantir un service de qualité à une clientèle diversifiée.

Voici quelques conseils pratiques pour réussir cette initiative.

1.Identification des langues requises

La première étape consiste à identifier les langues les plus pertinentes pour l'entreprise :

Analyser les données des clients pour déterminer les langues les plus parlées.
Considérer les marchés actuels et potentiels de l'entreprise.
Prioriser les langues en fonction du volume d'appels et de l'importance stratégique des marchés.

2. Création de scripts personnalisés

Développer des scripts d'accueil téléphonique adaptés à chaque langue et culture :

Rédiger des scripts clairs et concis qui respectent les normes culturelles de chaque région.
S'assurer que les messages sont accueillants et professionnels.
Prévoir des variations de scripts pour différents scénarios (horaires de bureau, en dehors des heures de travail, jours fériés).
Veiller à ne pas faire trop long en privilégiant les phrases courtes.
Opter pour l’alternance de phrases dans chaque langue pour rester attrayant et dynamique.
Dans le cadre de la mise en place d’un serveur vocal interactif, orientez dès le début vers la bonne langue pour : plus de rapidité, une meilleure compréhension, plus d’efficacité et une meilleure prise en charge de l’appelant.

Concernant la partie musicale du message, il est essentiel de veiller à la sélection d’une musique (commerciale ou libre de droit) adaptée avec le style de la voix sélectionnée.

3. Utilisation de voix-off natives

Pour garantir la qualité des messages, il est crucial de travailler avec des voix-off natives :

Enregistrer les messages avec des voix-off natives pour une prononciation correcte et naturelle.
Utiliser des professionnels de la voix pour un ton cohérent et agréable.
Veiller aux traductions pour éviter les erreurs.

4. Technologie et infrastructure

Implémenter les bonnes technologies pour gérer les messages multilingues :

Utiliser des systèmes de routage d'appels intelligents qui dirigent automatiquement les appels vers les messages dans la langue du client.
Intégrer des solutions de gestion de téléphonie qui supportent plusieurs langues.

La mise en place de messages d'accueil téléphonique multilingues est un projet stratégique pour toute entreprise. En suivant ces conseils, votre entreprise peut non seulement améliorer la satisfaction de ses clients, mais aussi renforcer son image de marque à l'international. La clé du succès réside dans la personnalisation des messages, la qualité linguistique, l'utilisation de la technologie appropriée et un engagement envers l'amélioration continue. Une gestion efficace des messages bilingues permet de mieux répondre aux besoins des clients et d’optimiser l'expérience globale.

Chez ID2SON, tous nos comédiens sont de langue maternelle étrangère. Les traductions sont également effectuées par les comédiens eux-mêmes, pour un rendu parfait et naturel.

En tant qu'experts en audiovisuel, nous vous proposons la création de messages d'accueil téléphonique dans plusieurs langues - incluant l'anglais, l'allemand, l’espagnol, et bien d'autres. Nous vous créons également les messages pré-décrochés, les messages d'attente, les répondeurs et les serveurs vocaux interactifs (SVI, également connu sous l'appellation Interactive Voice Response en anglais).

Grâce à notre savoir-faire, nous garantissons des messages parfaitement adaptés à votre cible - ainsi qu’une qualité exceptionnelle. Curieux? Voici un avant-goût de nos réalisations :

Exemple de message pré-décroché bilingue français - anglais :

Exemple de message d'attente téléphonique en espagnol :

Exemple de message répondeur professionnel français - allemand :

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous avez un projet d'accueil téléphonique multilingue ? Contactez-nous et notre équipe d’experts se fera un plaisir de vous accompagner !

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Ecrit par Margaux Planet