Avantages et inconvénients de la visioconférence

Le travail à distance s'est imposé au sein des entreprises depuis les années COVID. Même avec un retour massif dans les bureaux, la réunion à distance n’a pas pour autant disparu. Au contraire, ce nouveau type de communication s’est de plus en plus amplifié et s’applique à tous les secteurs : l’éducation pour les cours en ligne, les entreprises pour les réunions ou encore les médecins pour les consultations ! De nouvelles habitudes ont été créées et si, dans votre organisation, tout le monde est de retour à 100%, ce n'est pas forcément vrai chez tous vos clients, partenaires et fournisseurs. Il est donc important de comprendre les avantages et les inconvénients des réunions à distance en visioconférence pour mieux les appréhender au quotidien.

Équipement de salle de réunion

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Les avantages du matériel de visioconférence : un changement de paradigme qui transforme tout

Avec les réunions à distance, la visioconférence devient votre alliée indispensable. Il est de plus en plus commun de voir des solutions de visioconférence au sein des salles de réunion ainsi que des logiciels tels que Microsoft Teams, Zoom Google Meet et bien d’autres encore. En effet, les avantages de la vidéoconférence sont nombreux et participent à transformer votre entreprise de l'intérieur :

Des déplacements limités : cela signifie une productivité accrue pour vos équipes qui peuvent enchaîner les rendez-vous sans enchaîner les kilomètres. Plus besoin de faire des centaines de déplacements, la visio vous donne la possibilité de faire un appel à distance avec vos collaborateurs, partenaires et fournisseurs.
Des coûts réduits : moins de déplacements signifie moins de notes de frais à rembourser pour votre organisation, moins de risques sur la route, et moins d'aléas liés au transport (grèves, problèmes météo, hôtels complets, etc.). Pour les entreprises, les réunions à distance garantissent donc davantage de prévisibilité dans les dépenses.
Une empreinte carbone maîtrisée avec une dépense énergétique limitée pour votre entreprise. En effet, ne plus devoir faire déplacer tous les participants pour une réunion a un impact favorable sur l’environnement : vous réduisez vos émissions de CO2 et de gaz à effet de serre.
Une collaboration renforcée des participants : à distance, il n'a jamais été aussi facile de travailler sur le même document et d'utiliser des outils dans le cloud pour faciliter le partage de données. Oubliez les « c'est quelle version déjà ? » ou les « j'ai oublié le fichier sur mon ordinateur, je reviens… ». Partagez à vos interlocuteurs des données, des résultats, des informations cruciales au développement de votre entreprise, un cours de formation, etc. Une équipe soudée est une équipe qui dispose d’une bonne communication : avec la vidéoconférence, le partage d’informations devient un jeu d’enfant.
Les meilleurs talents juste pour vous : en travaillant à distance, vous pouvez vous entourer des meilleurs consultants, freelancers et salariés si vous basculez tout ou partie de votre activité en ligne. La distance devient un avantage concurrentiel. Autre situation : vous avez un emploi à pourvoir mais vous ne souhaitez pas réaliser l’entretien dans vos locaux pour gagner du temps et filtrer les candidatures ? Avec la visioconférence, vous avez la possibilité de faire l’entretien à distance. Pratique non ?

Les inconvénients de la visioconférence : plus de technique et moins d'humain

Trop de technologie tuerait-il la technologie ? Derrière cette phrase se cachent aussi quelques inconvénients liés aux visioconférences. Les connaître, c'est savoir agir en conséquence pour en limiter les impacts négatifs.

Stress, burn-out et micro management : ce sont des maux omniprésents lorsque les équipes et les managers d’une entreprise ne sont pas formés aux bonnes pratiques des réunions en ligne. La solution : la confiance, la communication asynchrone et des check in courts et réguliers pour s'adapter à la situation. C’est pour cette raison qu’il est crucial d’accompagner votre équipe dans l’utilisation de la visioconférence !
Des problèmes techniques en cascade : écran qui bloque, partage d'écran dysfonctionnel, audio/micro qui résonne, caméra de mauvaise qualité, image saccadée, une mauvaise connexion au réseau internet, ce ne sont que quelques exemples de situations qui peuvent survenir avec du matériel non adapté lors d’une visioconférence. Pour réussir vos réunions à distance et être productif, il est important d'investir dans un système de visio de qualité. Et oui, on parle bien d'investissement et non de coûts opérationnels, car une solution adaptée dans vos salles de réunion et bien utilisée vous rendra plus productif.
Un manque de connexion émotionnelle : plus que jamais, les soft skills des collaborateurs sont importants dans les réunions en ligne. On parle ici d'intelligence émotionnelle, d'écoute active, d'empathie, d'analyse du langage corporel, etc. Ce sont heureusement des qualités qui s'apprennent vite !

De quoi faut-il disposer pour une salle de visio fonctionnelle ?

Pour équiper une salle de visioconférence, vous aurez besoin :

Un écran : ordinateur portable pour les visio seul ou un moniteur professionnel tactile ou non (mieux pour disposer d’une qualité d’image confortable) pour les salles de réunion.
Une caméra pour disposer d’une qualité vidéo parfaite : selon vos usages et besoins (pour des visio seul ou dans une salle dédiée), vous avez la possibilité d’opter pour une caméra dite classique ou alors une caméra PTZ qui permet d’être orienté vers le bas, le haut, à droite, à gauche ou encore de faire un zoom sur l’angle de vue que vous souhaitez.
Haut-parleurs et microphones pour être entendus et entendre les participants. Vous n’aurez pas besoin des mêmes systèmes si vous êtes seuls devant votre visioconférence ou si vous participez à plusieurs dans une même salle par exemple.
Connexion internet : via un réseau en RJ45 ou en Wi-Fi
Choisir un des logiciels de visioconférence sur lesquels vous souhaitez communiquer

Les solutions de visioconférence disposent de nombreuses fonctionnalités : elles sont à déterminer selon l’usage que vous allez en faire. Pour cela, vous pouvez faire appel à ID2SON : nous aurons le plaisir de vous accompagner. Découvrez nos équipements de salle de réunion !

Grâce à de nombreux avantages, les réunions à distance ne visent pas à remplacer les réunions en personne, en particulier en mode hybride, mais s'imposent naturellement comme dispositif de communication 2.0 pour gagner du temps et être plus productif. Une fois le bon matériel installé, vos équipes vont aimer le travail à distance et donc les visioconférences !