DSI : comment traduire le besoin de votre dirigeant pour équiper les salles de réunion

La modernisation des outils de communication au sein d'une entreprise peut venir de différentes personnes. Parfois, ce sont les salariés eux-mêmes qui font remonter les besoins, parfois cela peut venir du marketing ou encore de la direction générale. Dans tous les cas, un acteur est presque toujours concerné : le directeur des systèmes d'information (DSI).

Équipement de salle de réunion

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Collecter les besoins et structurer les attentes

« Ça serait bien d'avoir des salles de réunion plus adaptées pour nos visioconférences. »

C'est le genre de demande qui est parfois lancée entre deux réunions, mais qui est bien plus importante qu'elle ne le semble. En général, le DSI qui reçoit l'information n'est pas à convaincre. Il a juste d'autres priorités sur lesquelles travailler. Alors, lorsque la question du réaménagement des salles de réunion devient pressante, il doit prendre le temps de bien comprendre les besoins, les attentes et les usages. Pour cela, il doit collecter les données clés :

Qui va utiliser les salles de réunion ?
Pour faire quoi (réunions hybrides, à distance, formation, échanges en petits groupes, etc.)?
À quelle fréquence ?
Quels sont les cas d'usages les plus réguliers ?
Quels matériels et quels logiciels choisir ?
Comment coordonner le tout avec les équipes en interne ?

Parfois, la question est plus précise. On parle alors d'améliorer la fluidité des échanges entre collaborateurs en présentiel et en distanciel, d'organiser des réunions plus productives, ou de ne pas avoir besoin de venir 15 minutes avant pour connecter un ordinateur à un écran. Dans tous les cas, la réponse du DSI est la même : il est temps de moderniser notre infrastructure.

Établir un budget

En matière de visioconférence, on parle bien sûr du logiciel, qui est souvent une solution SaaS à raison de quelques euros par mois et par utilisateur, mais aussi du matériel. Ce dernier est un investissement pour une entreprise. C'est grâce au matériel mis en place que les salariés pourront travailler mieux et plus efficacement. La première chose à faire est donc de réaliser un audit de l'infrastructure vidéo en place : qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui pose problème ? Faut-il réutiliser l'existant ou partir d'une feuille blanche ? Quelle est l'échéance du projet ? Ces questions permettent de construire un budget en prenant en compte l'amortissement du matériel. Écrans, caméras, microphones, barres de son, solutions de partage de contenu… toutes les options sont possibles. Il faut simplement trouver celle qui correspond à votre réalité opérationnelle.

Une fois les besoins clarifiés et le budget estimé, c'est un long travail de recherche qui commence pour le DSI. En effet, ce dernier n'est pas forcément au courant des dernières nouveautés et des solutions existantes.

C'est justement pour vous faire gagner du temps dans vos recherches et faciliter votre benchmarking, que nous avons sélectionné le meilleur de la technologie afin de réaménager toutes les configurations des salles de réunion. Chez ID2SON, nous accompagnons nos clients de la définition de leur besoin à l'installation du matériel et la formation des équipes. Notre showroom met ainsi en scène différentes solutions et options d’aménagement qui permettent de mieux se projeter dans le futur afin que vous puissiez imaginer vos futures salles de réunion.

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Ecrit par Laura Gerussi