Message d’attente téléphonique
L’attente est l’une des phases de votre standard téléphonique. C’est un message d’accueil téléphonique qui peut faire suite au pré décroché (qui, nous le rappelons, est le message de bienvenue de votre ligne téléphonique). Lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement ou que vous êtes déjà en ligne avec un autre correspondant, la phase d’attente prend le relais. Le message d’attente annonce à votre appelant qu’il a été mis en attente mais est également joué lorsque vous transférez l’appel. Cette phase téléphonique permet à votre entreprise de faire patienter vos interlocuteurs quelques instants lors d’un appel.
Soigner son message d’attente est d’une importance cruciale puisque 70% des appels entrants sont mis en attente. Il prend la forme d’un message vocal accompagné d’un fond sonore musical permettant de divertir, de communiquer et d’informer le client pendant son attente. En effet, relayer des informations sur votre entreprise, votre actualité, vos promotions ou encore passer une annonce… permet de diminuer la sensation d’attente de vos clients en les faisant patienter agréablement, de leur passer l’envie de raccrocher et ainsi d’augmenter votre taux de conversion suite aux appels téléphoniques. Que ce soit un hôtel, un centre d’appels, ou tout autre type d’entreprise, un message d’attente bien conçu peut faire la différence.
Bon à savoir : l’appel téléphonique est le canal le plus utilisé en entreprise pour conclure des affaires commerciales avec un client. C’est pourquoi il est important de le placer au centre de vos préoccupations et pour ce faire, il faut soigner votre communication sur votre ligne téléphonique et en l'occurrence, vos messages d’accueil téléphonique. Cela inclut la personnalisation du texte, l’intégration de musiques agréables et la diffusion d’informations pertinentes. De plus, un espace bilingue peut être prévu pour accueillir les clients dans la langue de leur choix, rendant ainsi le service encore plus professionnel.
Il est également essentiel de penser à des communications régulières pour tenir vos clients informés des nouveautés de votre société, qu'il s'agisse de mises à jour annuelles ou de nouvelles offres. Les messages d’attente téléphoniques peuvent inclure des annonces importantes concernant des changements de service, des nouveaux produits ou des promotions spéciales. En intégrant des musiques variées et des textes bien rédigés, vous pouvez améliorer l’expérience d’attente pour vos clients.
Enfin, n’oubliez pas que l’aspect sonore est crucial. Un fond musical approprié, que ce soit une mélodie douce pour un studio ou une musique dynamique pour un centre de service, peut grandement influencer la perception de votre entreprise. Nous nous efforçons de créer des communications téléphoniques qui non seulement informent mais aussi divertissent, afin que chaque instant passé en attente soit aussi agréable que possible pour vos clients.
Exemple de message d'attente :
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Le message d’attente, comment ça marche ?
ID2SON réalise votre message d’attente en vous accompagnant dans l’écriture et la création du message. Nos conseillers vous guident dans la conception du texte, le choix de la voix off ainsi que la sélection de la musique. Les conseillers ID2SON ont une parfaite maîtrise de la langue française et de la rédaction. Ils sauront trouver les mots justes, donner le ton idéal à vos messages et choisir l’environnement sonore qui sera en parfait accord avec les valeurs de votre société !
Pas de panique, nos conseillers sont à votre service ! Ils vous accompagnent pour optimiser votre communication et pour choisir, ensemble, les textes, les musiques ou encore les voix off qui vous correspondent. Nous réalisons la production du message d’attente dans notre studio, tout en restant en étroite collaboration avec vos équipes. Chaque étape de la création du message est validée par vous, assurant ainsi que le résultat final est parfaitement adapté à vos besoins.
Chez ID2SON, nous ne nous arrêtons pas aux messages en français puisque nous travaillons avec des traducteurs professionnels pour vous proposer une offre bilingue. Nos traducteurs se feront une joie de traduire vos messages d’accueil téléphonique dans les langues de votre choix (français, espagnol, anglais, allemand, italien ou autres langues et dialectes…). Une fois l’ensemble des éléments de votre message validés : texte, musique et voix, le message est enregistré en studio par nos speakers professionnel(le)s, puis nettoyé et mixé (voix + phase musicale) par nos ingénieurs son.
Ensuite, il faut s’interroger sur les informations que vous souhaitez transmettre à vos clients concernant votre société. Ces informations peuvent prendre différentes formes. Il peut s’agir d’annoncer vos horaires d’ouvertures, de communiquer sur vos promotions du moment, de demander à vos appelants de préparer certains documents ou encore de souhaiter les vœux de fin d’année. Vos clients étant attentifs, c’est le moment idéal pour parler de vous, de votre activité et de votre actualité sur une composition musicale adaptée à vos valeurs.
Dès lors que le message d’attente est terminé et validé, il est converti au format adéquat (wav par exemple), pour être injecté sur le standard en téléphonie. Une fois le message installé sur votre système téléphonique, il sera diffusé de manière automatique. Cela garantit une communication fluide et efficace avec vos clients, à toute heure.
Caractéristiques du message d’attente
Puisqu’elle a pour vocation de transmettre des informations à vos clients concernant votre entreprise, la phase d’attente est plus longue que celle du pré décroché. Contrairement à l’idée reçue où l’attente se compose simplement de “Merci de patienter, nous nous efforçons de réduire votre attente”, sa durée est comprise entre 1 et 5 minutes. L’attente est constituée d’une musique qui doit, à la fois être en accord avec les valeurs de votre entreprise et surtout, de votre public cible. Afin de divertir vos clients, la mélodie doit être agréable à écouter : ni trop agressive, ni trop monotone. Une musique convenablement sélectionnée est un réel atout pour renforcer votre ADN de marque.
Pas de panique, nos conseillers sont à votre service ! Ils vous accompagnent pour optimiser votre communication et pour choisir, ensemble, les textes, les musiques ou encore les voix off qui vous correspondent. Ensuite, il faut s’interroger sur les informations que vous souhaitez transmettre à vos clients concernant votre société. Ces informations peuvent prendre différentes formes. Il peut s’agir d’annoncer vos horaires d’ouvertures, de communiquer sur vos promotions du moment, de demander à vos appelants de préparer certains documents ou encore de souhaiter les vœux de fin d’année. Vos clients étant attentifs, c’est le moment idéal pour parler de vous, de votre activité et de votre actualité sur une composition musicale adaptée à vos valeurs.
L’importance de bien concevoir le message d’attente ne peut être sous-estimée. En effet, 70% des appels entrants sont mis en attente, il est donc crucial de soigner cette phase pour améliorer l’expérience client et augmenter votre taux de conversion suite aux appels téléphoniques. Nos experts ID2SON sont là pour vous guider à chaque étape, depuis l’écriture du texte jusqu’à la sélection de la musique et de la voix off. Nous nous efforçons de trouver les mots justes et de donner le ton idéal à vos messages, tout en choisissant un environnement sonore en parfait accord avec les valeurs de votre société.
Nous réalisons la production du message d’attente dans notre studio, en étroite collaboration avec vos équipes. Chaque étape de la création du message est validée par vous, assurant ainsi que le résultat final est parfaitement adapté à vos besoins. Une fois le message d’attente terminé et validé, il est converti au format adéquat pour être injecté sur le standard en téléphonie. Une fois installé sur votre système téléphonique, le message sera diffusé de manière automatique.
En cas d’appel en dehors des horaires d’ouvertures, l’appelant est directement dirigé vers le répondeur, sans passer par l’attente. Vous pouvez, dans ces cas là, mettre en place un serveur vocal interactif, ou SVI.Le SVI est un système automatisé qui permet aux appelants d'interagir avec des menus vocaux pour obtenir des informations ou laisser un message. Par exemple, un client appelant un hôtel peut être dirigé vers des options pour réserver une chambre ou obtenir des informations sur les services de l'hôtel. Cela garantit une communication fluide et efficace avec vos clients, à toute heure.
Un exemple ?
Exemple de message d’attente en français :
« L’école 3A Lyon vous invite à ses prochaines portes ouvertes qui auront lieu samedi 2 mars. Venez nombreux !
Ethique, justice, égalité, ouverture au monde et respect du patrimoine Terre… En défendant ces valeurs fortes, l’école 3A n’est pas une grande école comme les autres !
Nos étudiants ont une exigence légitime : ils veulent que leur métier soit en accord avec leurs idéaux et être les acteurs d’un monde meilleur. Pour cela, l’école 3A Lyon propose un diplôme Bachelor Développement international & sociétal visé Bac +3, et un Bac +5 Manager de projets internationaux certifié niveau 1 ! »
Exemple de message d’attente en anglais :
“Good morning and welcome to Val Thorens,
Who will answer you first ?
Marie or Anne-Lyse ?
We are busy helping other callers right now but will be with you shortly, so thank you very much for your patience!
You have been waiting for months? You have been checking our webcams every day?
The ski season is fast approaching!
Please note the opening of the ski resort on 23th November!
Pause musicale
Sorry to keep you waiting.
You would like to know all about it and we completely understand so we will be with you very shortly, Thanks for waiting."
Exemple de message d'attente ID2SON :
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Nos autres produits pour les messages d'accueil téléphonique
Découvrez l'ensemble de nos solutions pour les messages d'accueil téléphonique.
Serveur vocal interactif (SVI)
Guidez vos appelants à travers les services et optimisez vos ressources. Redirigez les vers les bons interlocuteurs et déchargez le/la standardiste d’appels superflus.
Le prédécroché
Avec le prédécroché, ne perdez plus d’appels : 100% de vos appelants sont pris en charge dès la 1ère sonnerie ! C’est l’une des phases vocales les plus importantes qui permettra à votre société de faire une bonne première impression.
Répondeur
Le répondeur est le message sur lequel vous tombez lorsque votre interlocuteur ne peut pas vous répondre. Il est diffusé en dehors des horaires d’ouvertures et en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise.
Répondeur mobile
Optez pour des messages de qualité et alignez votre répondeur mobile avec le reste de vos messages d’accueil téléphonique pour offrir une vraie cohérence d’image de marque.
Musique du commerce et libre de droits
La musique est un vecteur d'émotions. Elle nous accompagne au quotidien et est omniprésente, parfois même sans que l'on s'en rende compte.
