Messages d'accueil téléphonique
Le message d’accueil téléphonique, un indispensable de votre image de marque
Lorsqu’un prospect, client ou partenaire tente de joindre votre entreprise par téléphone, vous devez être en mesure de lui fournir la meilleure expérience possible sur votre standard. Si un de vos collaborateurs est capable de prendre l’appel en charge immédiatement, c’est parfait ! Mais si vous ne pouvez pas répondre à la personne qui tente de vous joindre, plusieurs options s’offrent à vous pour une expérience client sans couture.
Parmi elles, les messages d’accueil téléphonique s’imposent comme un rouage indispensable de votre stratégie de développement ! Pour concevoir votre standard téléphonique, différents types de messages existent (pré décroché, attente, répondeur fixe ou mobile, serveur vocal interactif…). Ces messages sont le premier point de contact entre votre entreprise et vos clients : impossible de les négliger dans votre stratégie de communication.
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Nos références
Nos produits pour les messages d'accueil téléphonique
Découvrez l'ensemble de nos solutions pour les messages d'accueil téléphonique.
Serveur vocal interactif (SVI)
Guidez vos appelants à travers les services et optimisez vos ressources. Redirigez les vers les bons interlocuteurs et déchargez le/la standardiste d’appels superflus.
Le prédécroché
Avec le prédécroché, ne perdez plus d’appels : 100% de vos appelants sont pris en charge dès la 1ère sonnerie ! C’est l’une des phases vocales les plus importantes qui permettra à votre société de faire une bonne première impression.
L'attente
L'attente vous permet de faire patienter agréablement vos interlocuteurs lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement ou que vous êtes déjà en ligne. Le message d’attente est le seul outil de communication permettant de toucher 100% de sa cible !
Répondeur
Le répondeur est le message sur lequel vous tombez lorsque votre interlocuteur ne peut pas vous répondre. Il est diffusé en dehors des horaires d’ouvertures et en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise.
Répondeur mobile
Optez pour des messages de qualité et alignez votre répondeur mobile avec le reste de vos messages d’accueil téléphonique pour offrir une vraie cohérence d’image de marque.
Musique du commerce et libre de droits
La musique est un vecteur d'émotions. Elle nous accompagne au quotidien et est omniprésente, parfois même sans que l'on s'en rende compte.
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Le message d’accueil téléphonique : au service de votre expérience client
Les avantages des messages d’accueil téléphonique sont nombreux ! Ils permettent d’offrir une prise en charge professionnelle à votre interlocuteur dès la première sonnerie. Vous leur souhaitez la bienvenue tout en les faisant patienter en musique et/ou en leur apportant des informations sur votre entreprise. Si vous ne pouvez pas prendre l’appel de suite, vous pouvez rediriger vos appelants vers le standard, les guider vers le service qu’ils cherchent à joindre, ou encore donner une autre alternative de contact telle qu’une boîte mail, un numéro de téléphone à contacter en cas d’urgence, un site web où obtenir des informations complémentaires, communiquer sur vos horaires d’ouverture… Le message d’accueil téléphonique touche l’ensemble de vos appelants et vous permet de créer une relation de qualité !
Pourquoi créer un message d’accueil téléphonique ?
La première raison est sans aucun doute de renvoyer une image professionnelle auprès de vos clients ou prospects, en adéquation avec votre identité. Accueillez vos appelants d’une façon agréable et dynamique avec une voix off pour engager un bon contact d’entrée de jeu et proposer un service irréprochable.
Tous les secteurs, sans exception, peuvent opter pour un message d’accueil téléphonique à partir du moment où l’entreprise souhaite se rendre disponible par le biais du téléphone. Le message téléphonique peut être adapté à n’importe quelle entreprise et permet à tous, de communiquer des informations et donc de développer ses ventes.
Vous souhaitez ne plus jamais passer à côté d’un appel d’un client, prospect ou partenaire ? Là encore, le message d’accueil téléphonique est votre meilleur allié car dès la première sonnerie, votre appelant est pris en charge et patiente agréablement en attendant d’avoir une personne au bout du fil.
Aussi, avec les messages téléphoniques, la sensation d’attente s’en retrouve diminuée. Il est toujours plus agréable de patienter en musique ou en entendant le son d’une voix agréable, plutôt qu’un simple “Veuillez patienter, nous allons prendre votre appel”, n’est-ce pas ? Et dans le cas où vous ne pouvez pas prendre les appels entrants, le répondeur prend le relais.
Votre identité sonore doit coller à l’image de marque de votre entreprise. Le studio ID2SON vous accompagne dans la création des textes, le choix de la voix (voix off féminine ou voix off masculine), le ton (institutionnel, dynamique ou jeu d’acteur) et le choix de votre musique (rock, pop, classique…) pour disposer d’un accueil téléphonique de qualité et en adéquation avec vos valeurs.
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Que communiquer sur les votre accueil téléphonique ?
Pour concevoir un accueil téléphonique, différentes phases existent :
- ACCUEILLIR avec le prédécroché : Ici, les appels sont pris en charge dès les premières sonneries et un message de bienvenue leur est diffusé. Le prédécroché permet d’assurer l’appelant qu’il est au bon endroit.
- COMMUNIQUER avec l’attente : Vous êtes en attente ou en transfert d’appels ? Cette phase prend le relai pour faire patienter agréablement votre client, tout en lui communiquant des informations sur votre entreprise : mise en avant d’une vente flash, de vos services, de la date de la journée porte ouverte, le menu pour la Saint Sylvestre, etc.
- INFORMER avec le répondeur : Lorsque vous êtes indisponible ou fermés, informez vos clients ou prospects des autres options de contact possibles : vos horaires d’ouverture, une boîte mail ou un numéro de mobile à contacter en cas d’urgence, un site en ligne sur lequel se rendre, etc.
Mais aussi..
- Le répondeur mobile - ou messagerie vocale - qui permet de garder une image de marque cohérente et homogène entre les messages téléphoniques des mobiles de vos collaborateurs et votre standard. Vous n’êtes pas au bureau ou occupé ? Le répondeur mobile informe vos appelants de votre indisponibilité !
- Enfin, le SVI (serveur vocal interactif) qui oriente vos appelants vers les bons services. C’est le traditionnel “Veuillez taper sur 1 pour joindre le service clients, appuyez le 2 pour le service marketing, etc. Pour retourner au menu, veuillez taper la touche étoile”.
Prédécroché, message d’attente, répondeur, messagerie mobile ou encore Serveur vocal interactif : ce sont tous les services que ID2SON met à votre disposition. Nos experts vous accompagnent pour choisir les solutions les plus adaptées à l'identité de marque de votre entreprise et mettre ce puissant outil de communication sonore au service de votre réussite ! Vous souhaitez plus d’informations ? Contactez-nous !
Exemples de messages ?
